Regras Básicas para Dedutibilidade dos Custos e Despesas

Introdução   Reiterando as nossas orientações quanto as regras para dedutibilidade dos custos e/ou despesas, principalmente para  apuração do Lucro Real, somente é admitida como dedutível os gastos que são usuais, normais e comprovadamente necessárias ao desempenho das atividades da pessoa jurídica, conforme determina o Art. 249 do Regulamento do Imposto de Renda.   Obrigatoriamente a comprovação dos gastos será feita mediante a apresentação dos documentos fiscais exigidos pela Lei, contendo, no mínimo, os seguintes dados do adquirente: número do CNPJ, descrição dos bens ou serviços, data, e o valor da operação.   Para a depreciação, amortização, manutenção, taxas, impostos, seguros, aluguéis, leasing e demais gastos com bens móveis ou imóveis, a legislação adicionalmente determina através do Art. 13, II e III, da Lei ¹ 9.249/1995, que todos estes dispêndios estejam relacionados intrinsecamente com a produção e/ou comercialização dos produtos e serviços fornecidos. A definição de quais os bens que podem ser considerados intrinsecamente com a produção e/ou comercialização está no Art. 25, § Único, da IN SRF  11/96.   Assim, tecemos alguns comentários sobre as principais precauções que se deve ter com a dedutibilidade das despesas na apuração do Lucro Real.    Os comentários estão segregados em tópicos com intuito de relatar as principais situações vividas pelas empresas no seu cotidiano

Serviços Tomados de Terceiros   No caso dos dispêndios com a prestação de serviços de terceiros é altamente recomendável que estejam embasadas através de contratos entre as partes juntamente com demais provas que evidenciem a sua necessidade.   A comprovação da assunção e/ou pagamento das despesas, deve ser feita, em tese, através da apresentação de documentos fiscais e/ou recibos (quando aplicável) idôneos e hábeis.   A apresentação de documentos com descrições genéricas do tipo "Prestações de Serviços" pode ser questionadas pela fiscalização.   Recomendam-se ainda que os pagamentos sejam feitos rigorosamente com cheques nominais ou transferências bancárias a favor do prestador de serviços.

Despesas com Alimentação de Sócios e Administradores   As despesas com alimentação dos sócios e/ou administradores são consideradas indedutíveis na apuração do Lucro Real (exceto quando tais gastos forem enquadrados e tributados como remuneração indireta dos dirigentes), nos termos do Art. 249, § único, alínea V, do RIR/1999.   Portanto, a legislação veda expressamente a dedutibilidade desta despesa, cabendo assim a adição da mesma ao Lucro Real da empresa.

Despesas de Viagens a Serviço da Empresa   As despesas de viagens são dedutíveis na apuração do Lucro Real desde que seja comprovada a sua necessidade para o desempenho das atividades da empresa através de documentos hábeis (Contratos, Atas de reuniões e etc.).   Desse modo, o uso de relatórios minuciosos evidenciando que tais gastos foram necessários e contraídos por colaboradores da empresa no exercício das suas funções é fundamental.   Não se aplica esta regra às despesas com alimentação dos sócios e administradores em viagens a serviço da empresa, devendo as mesmas ser consideradas indedutíveis na apuração do Lucro Real.

Despesas com Alimentação de Funcionários nas Viagens a Serviço da Empresa   Nas viagens necessárias ao desempenho das atividades da empresa para outras cidades ou exterior, é assegurada a cada funcionário a dedutibilidade destes gastos sem a respectiva comprovação desde que estes não excedam ao valor de R$ 16,57 por dia de viagem.   Para tanto o deslocamento do funcionário deverá ser comprovado através do documento fiscal emitido pelo hotel, ou do bilhete de passagem quando a viagem não demandar estadia.   Ambos os comprovantes deverão estar em nome do viajante.   Para os gastos desta natureza de valores superiores a R$ 16,57 será exigido o devido comprovante fiscal.   Não se aplica esta regra às despesas com alimentação dos sócios e administradores em viagens a serviço da empresa, independentemente do valor, devendo as mesmas serem consideradas indedutíveis na apuração do Lucro Real.

Despesas com Automóveis de Passeio de Propriedade da Empresa   A dedutibilidade das despesas com automóveis de passeio, bem como as respectivas parcelas de leasing e depreciação não está expressamente prevista na legislação por não estarem relacionados entre aquelas que estão intrinsecamente relacionados com a produção ou a comercialização dos bens e serviços, conforme dispõe o § único, do Art. 25, da IN SRF ¹ 11/1996.   O referido dispositivo legal considera dedutível somente as despesas com os automóveis de passeio utilizados nas atividades de contabilidade, transporte coletivo de empregados, pesquisa e desenvolvimento de produtos ou processos, e na vigilância móvel pela PJ que tenha por objeto essa atividade.   No entanto, decisões do conselho de contribuintes têm concedido a dedutibilidade destas despesas em outras situações necessárias à atividade empresarial, reconhecendo que esta relação não é exaustiva, mas sim exemplificativa. Também encontramos decisões, quando o automóvel está devidamente contabilizado no ativo da empresa, caberá ao fisco o ônus da prova para caracterizar que os gastos inerentes ao bem são indedutíveis.   Contudo, tais despesas certamente serão analisadas rigorosamente por parte da autoridade tributária no intuito de encontrar indícios que o veículo teve uso particular favorecendo dirigentes e/ou colaboradores em detrimento da empresa, o que poderá ensejar na glosa das referidas despesas para fins de apuração do IRPJ e da CSLL.   Portanto, cautelosamente, a empresa deve municiar-se de elementos comprovem o uso restrito do veículo pela empresa, bem como da necessidade e compatibilidade das referidas despesas, concomitantemente com o vínculo do respectivo bem na produção ou comercialização dos seus produtos ou serviços, mediante a elaboração de relatórios detalhados suportados com as respectivas notas fiscais que deverão indicar ao menos a placa do automóvel objeto do gasto.

Despesas com Veículos de Propriedade de Terceiros   As despesas inerentes aos veículos de propriedade de funcionários e dirigentes necessárias a atividade empresarial, somente serão consideradas dedutíveis quando for devidamente comprovado o uso efetivo do veículo, bem como o desembolso e adequação do valor, conforme dispõe o PN ¹ 108/72.   Aluguéis de veículos com valor acima do mercado, bem como a falta da devida comprovação e compatibilidade dos gastos com os respectivos bens, fatalmente ensejarão na glosa destas despesas.   É imprescindível o contrato de aluguel ou comodato do bem, assim como a elaboração de relatórios detalhados suportados com as respectivas notas fiscais que deverão indicar ao menos a placa do automóvel objeto do gasto.

Doações   A grande maioria das doações são despesas indedutíveis para fins de apuração do Lucro Real.   A legislação sobre a matéria é vasta e conta com algumas peculiaridades. Existem as doações dedutíveis no lucro real, e aquelas dedutíveis diretamente no IRPJ devido. A fim de não tornar este tópico muito exaustivo, nos termos do Art. 60 da MP ¹ 2.158-33/01, conjugado com o Art. 365, do RIR/99 e o Art. 28, da IN SRF ¹ 11/96, concisamente somente poderão ser dedutíveis de alguma forma as seguintes doações:   (a) – Em favor de Instituições de Ensino e Pesquisa sem fins lucrativos autorizadas por lei federal, até o limite de 1,5% do lucro operacional, antes de computada a sua dedução e a de que trata o item seguinte;   (b) – Em favor de entidades civis brasileiras, sem fins lucrativos, que prestem serviços gratuitos em benefício de empregados da PJ doadora e respectivos dependentes, ou em benefício da comunidade onde atuem, dedutíveis, nos termos da Lei, até o limite de 2% do lucro operacional, antes de computada as doações;   (c) –Em favor de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP), dedutíveis, nos termos da Lei, até o limite de 2% do lucro operacional, antes de computada as doações;   (d) – Em favor de projetos de natureza cultural e artística previamente aprovados pelo Ministério da Cultura, dedutíveis, nos termos da lei, diretamente no IRPJ;   (e) – Em favor aos Fundos dos Direitos da Criança e do Adolescente, dedutíveis, nos termos da lei, diretamente no IRPJ; Com exceção dos casos elencados, todas as demais doações serão consideradas indedutíveis para fins de apuração do Lucro Real. É recomendável que previamente nos consulte para receber a orientação necessária quanto a possibilidade e forma de dedução de determinada doação. Para tanto é imprescindível saber se o donatário se encaixa em alguma das situações mencionadas.

Brindes   A princípio, nos termos do Art. 13, inciso VII, da Lei ¹ 9.249/95, os brindes são indedutíveis para fins de apuração do Lucro Real.   No entanto, surpreendentemente a favor dos contribuintes, a Solução de Consulta ¹ 4, de 28/09/01, estabeleceu que os gastos dessa natureza poderão ser dedutíveis a título de despesa de propaganda, desde que o valor destes sejam diminutos.   Apesar de existir um precedente favorável ao contribuinte, não há entendimento pacífico quanto a dedutibilidade deste gasto, podendo a autoridade tributária glosar esta despesa para fins de apuração do Lucro Real.

Prêmios de Seguro de Vida   A legislação é omissa quanto a dedutibilidade dos gastos com prêmios de seguros em grupo destinados aos funcionários.   No entanto, o Art. 360 do RIR/99 considera dedutíveis os gastos com assistência social, desde que compulsoriamente destinados a todos os funcionários. Assim, por analogia, o referido prêmio de seguro seria uma forma de assistência social, conseqüentemente, seria de bom senso aplicar o mesmo tratamento.   Em relação às despesas com seguro de vida de homens-chave (funcionários ou diretores não sócios), cujo beneficiário da indenização é a empresa, o entendimento também é pela dedutibilidade dos prêmios incorridos, no entanto, se o beneficiário for um terceiro, os valores dos prêmios serão considerados indedutíveis, conforme dispõe o PN CST ¹ 2/86.   Quanto aos prêmios de seguro de vida dos sócios da empresa, o PN CST ¹ 239/70 veta expressamente a dedutibilidade destes gastos, visto que tal dispêndio não é considerado usual ou normal, e ainda, no caso de indenização, esta não será computada no Lucro Real.

Comissões e Assessoramento   As despesas com comissões e assessoramento são severamente analisadas pelo fisco em virtude de serem amplamente utilizadas nos casos de sonegação fiscal.   Somente serão consideradas dedutíveis quando as respectivas notas fiscais indicarem a operação que deu causa as mesmas.   Notas fiscais com descrições genéricas, tais como “comissões” ou “assessoria comercial”, desacompanhadas do relatório das vendas ou contrato de prestação dos serviços respectivamente, serão prontamente caracterizadas como indedutíveis pelo Fisco.

Conclusão Toda a nossa orientação provida sobre este assunto, que ora é relatada nesta Circular sempre teve uma postura conservadora com o objetivo proteger os nossos clientes contra eventuais autuações por parte da Administração Tributária.   Os comentários aqui descritos não se tratam de um Parecer ou de um ponto-de-vista. Na verdade, é o entendimento do Fisco Federal, que, na maioria das vezes, tem sido ratificado pelo Poder Judiciário.   Estamos a disposição para esclarecer quaisquer dúvidas que se façam necessárias. Atenciosamente,     Quality Assessoria Contábil (Por Aleixo Advogados Associados)