GUARDA DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIARIOS
Guarda de Documentos - Informações
Documentos Trabalhistas e Previdenciários - Prazos de Guarda
Existem determinados documentos que, por sua importância, devem ser conservados por um determinado espaço de tempo, de acordo com a disposição legal pertinente.
Neste Roteiro, elaborado pela FISCOSOFT, atualizado até junho de 2008, é demonstrado o rol dos principais documentos relacionados ao contrato de trabalho e os respectivos prazos de guarda, que por sua vez, deverão ser observados pelos empregadores em geral.
As empresas em geral são obrigadas a manter em seu poder vários documentos, adotando métodos de arquivo que melhor se adaptem às suas finalidades.
Desse modo, existem determinados documentos que, por sua importância, devem ser conservados por um determinado espaço de tempo, de acordo com a disposição legal pertinente.
Neste Roteiro, relacionamos os principais documentos provenientes das relações trabalhistas e os respectivos prazos de guarda.
Os documentos trabalhistas, tais como: recibo de férias, demonstrativo de pagamento de salário, concessão de aviso prévio, comprovante de pagamento de participação de lucros e resultados (PLR), entre outros, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 anos contados da data do pagamento ao empregado ou 2 anos da rescisão do contrato de trabalho.
Assim, desde a promulgação da Constituição Federal de 05 de outubro de 1988, é direito dos trabalhadores urbanos e rurais ingressar com reclamatória trabalhista, desde que observada a regra estampada no art. 7º da Carta Magna, que por sua vez declara:
"São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:
...
XXIX - ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;
..."
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XXIX - ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;
..."
Para os trabalhadores menores, ou seja, para aqueles empregados com idade entre 16 (dezesseis) e 18 (dezoito) anos não há prescrição. Neste sentido, prevê o art. 440 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):
"Contra os menores de 18 (dezoito) anos não corre nenhum prazo de prescrição."
Isto significa dizer que, o empregado menor poderá ingressar com reclamatória trabalhista, mesmo fora do prazo previsto no art. 7º, XXIX, da Constituição Federal de 1988.
A regra da inaplicabilidade da prescrição, abrange também o trabalhador aprendiz com idade igual ou inferior a 18 anos.
Vale lembrar que, o aprendiz poderá ser contrato por empresa a partir dos 14 (quatorze) anos, conforme prevê o art. 428 da CLT.
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Para obter maiores informações sobre o trabalhador aprendiz acesse o Comentário - Previdenciário/Trabalhista - 2007/0648 intitulado "Aprendizes" |
Todos os documentos previdenciários devem permanecer guardados por prazo mínimo de 10 anos.
Desse modo, o direito da Seguridade Social apurar e constituir seus créditos extingue-se após 10 (dez) anos contados:
a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído;
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuada.
Assim, toda a documentação relativa ao pagamento de salário-família, ao pagamento de salário-maternidade (ex: atestado médico), demonstrativo de descontos previdenciários etc, deverão observar o prazo definido no art. 45 da Lei nº 8.212/1991, evitando assim, eventuais problemas com a fiscalização da Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB).
Toda a documentação relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deverá permanecer guardada por período mínimo de 30 anos.
Corroborando ao exposto, prevê a Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º:
"O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária.".
Isto significa afirmar que, a partir da data da obrigação perante o FGTS, a fiscalização poderá exigir do empregador, pelo prazo de até 30 (trinta) anos os depósitos devidos, sob pena de autuação.
Entretanto, existem posicionamentos doutrinários e decisões jurisprudenciais sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5 (cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto, sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos. Todavia, preventivamente, orientamos que as empresas guardem os documentos relacionados ao FGTS, por prazo mínimo, de 30 anos.
Como visto, as relações trabalhistas geram ao empregador inúmeras obrigações, tais como o recolhimento de contribuições previdenciárias (parte patronal e do empregado), depósito de FGTS, concessão do formulário de Seguro-desemprego, entre outras.
O cumprimento destas obrigações acarreta o surgimento de diversos documentos regulados por legislações específicas, que devem observar prazos diferenciados de guarda.
Assim, se hipoteticamente, um empregado for demitido sem justa causa no dia 10.06.2008, a empresa estará obrigada a efetuar o pagamento das verbas rescisórias e deduzir a contribuição previdenciária, além de fornecer ao trabalhador as vias do requerimento do Seguro-desemprego.
Como conseqüência dos procedimentos acima, a empresa está obrigada a efetivar os recolhimentos das contribuições previdenciárias e manter toda a documentação (inclusive relativa ao Seguro-desemprego), sob sua guarda, pelo tempo que a legislação determina. Então, somente em relação a alguns dos documentos mencionados, a empresa se obriga a manter:
a) até 2 (dois) anos após a cessação do contrato de trabalho ou após a data em que o empregado menor completar 18 (dezoito) anos de idade, os documentos relativos a créditos do empregado resultantes da relação de emprego;
b) até 5 (cinco) anos (contados a partir da data da dispensa) os comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) do trabalhador dispensado;
c) até 10 (dez) anos os documentos relativos à retenção e recolhimento de contribuições previdenciárias.
Para facilitar o dia-a-dia dos empregadores, segue abaixo, tabela contendo o prazo mínimo de guarda dos principais documentos de uma relação trabalhista:
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"FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza não-tributária. Prescrição trintenária. Inaplicabilidade do CTN (artigos 173 e 174). As contribuições para o FGTS não são de índole tributária nem a tributo equiparáveis; derivam de relação laborai, como sucedâneo da estabilidade no emprego. A atividade fiscalizadora do Estado não o torna titular da contribuição, que não é receita pública. Em conseqüência, não se lhe aplica o prazo do artigo 174 do Código Tributário Nacional para prescrição, mas o de trinta anos (Lei nº 3.807, de 26.08.60, artigo 144, e Lei de Execuções Fiscais, artigo 2º, § 9º). Precedentes do Supremo Tribunal Federal (recurso extraordinário nº 100.249-2-SP - sessão do Pleno de 02 de dezembro de 1987)". (Acórdão, por maioria de votos, da 1ª Turma do STJ - Recurso Especial nº 10667-SP - 9100085804 -Rel. Min. Demócrito Reinaldo - DJU de11.11.91', pág. 16.133).
"Execução fiscal. Crédito relativo ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza da contribuição. Decadência. Sendo de natureza tributária o depósito destinado ao FGTS, sujeita-se aos prazos de decadência e prescrição do Código Tributário Nacional. (...)." (Acórdão, por maioria de votos, da 2a. Turma do STJ - Recurso Especial nº 461 - MG - 89.92057 - Rel. Min. Hélio Mosimann - DJU de 18.03.91, pág. 2.789).
"Execução fiscal - Contribuição previdenciária - natureza tributária - prescrição. As contribuições tributárias, inclusive do FGTS, têm natureza tributária, enquadradas na definição de tributo do artigo 174 do Código Tributário Nacional, que revogou o artigo 144 da Lei 3.807/60, porque ele cuida de prescrição da ação, cujo prazo tem início do lançamento definitivo. (...)." (Acórdão unânime da 1a. Turma do STJ - Recurso Especial nº 19.555-0 - RJ - 92.0005188-0 - Rel. Min. Garcia Vieira -DJUde03.08.92.pag. 11.254).
Pelo exposto nos itens anteriores, podemos concluir que todo documento deve ser conservado pelo espaço de tempo mínimo estabelecido pela legislação que lhe deu origem.
Em suma, aconselhamos que a empresa ao proceder a destruição de documentos observe os prazos mínimos de guarda definidos neste Roteiro, e além disso, considere se tais documentos são realmente desnecessários ou se poderão ser úteis como prova de outras possíveis alegações.
NR 4, subitem 4.12, "j", aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
NR 5, subitem 5.40, "j", aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
NR 7, subitem 7.4.5.1, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
NR 9, subitem 9.3.8.2, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978
Súmula do Tribunal Superior do Trabalho (TST) nº 362
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