Portaria SRE 80/2025 — Principais Regras para Emissão de NF-e em São Paulo

A Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo publicou a Portaria SRE 80/2025, que estabelece uma nova disciplina para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55) e do Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). A norma atualiza procedimentos, amplia controles e reforça exigências cadastrais e fiscais tanto do emitente quanto do destinatário.

1. Credenciamento para emitir NF-e

• A empresa deve estar regularmente credenciada para emitir NF-e no Estado.
• O credenciamento pode ser de ofício pela Sefaz-SP ou via solicitação voluntária no portal da Fazenda.
• Emitir NF-e sem credenciamento é proibido.

2. Checagem de regularidade fiscal e cadastral

A Sefaz-SP agora verifica, antes de autorizar cada NF-e:

• Situação cadastral do emitente e do destinatário.
• Existência de pendências fiscais, incluindo ICMS, IPVA e ITCMD.
• Obrigações acessórias em atraso (SPED, EFD-ICMS/IPI, CADESP, entre outras).

Notas podem ser rejeitadas se houver irregularidades, o que pode impactar faturamento e logística.

3. Regras de cancelamento da NF-e

• O cancelamento pode ser solicitado em até 480 horas (20 dias) após a autorização de uso.
• A solicitação pode ocorrer mesmo após o prazo regulamentar anterior.
• O cancelamento é feito por meio do Evento de Cancelamento da NF-e.
• A nota cancelada continua obrigatória para guarda e escrituração.

4. Inutilização de números

• É permitido inutilizar números de NF-e não utilizados na sequência de emissão.
• A solicitação pode ser feita mesmo após o prazo normal, desde que mantida a justificativa adequada.

5. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

• A CC-e pode ser utilizada para corrigir erros que não alterem valores, impostos ou dados essenciais.
• A correção segue as regras do Ajuste SINIEF, com validade jurídica plena.
• Campos proibidos (como dados do destinatário, CST, CFOP ou valor da operação) não podem ser alterados via CC-e.

6. DANFE — Emissão e uso

• O DANFE continua como documento auxiliar para acompanhar o trânsito da mercadoria.
• O transportador pode exigir o DANFE físico ou eletrônico.
• Em caso de devolução por não entrega, o emitente deve arquivar o DANFE com o motivo do retorno e realizar a escrituração correspondente.

7. Guarda dos arquivos digitais

• O emitente deve manter o XML da NF-e (autorizada ou cancelada) pelo prazo legal de 5 anos.
• O destinatário também deve guardar o XML recebido.

8. Regras de contingência

Se o sistema da Sefaz ou do contribuinte estiver indisponível, são permitidas as alternativas:

• FS-DA
• DPEC/FS
• Emissão em contingência offline nos termos do ajuste aplicável
  A nota deve ser transmitida à Sefaz assim que o sistema normal for restabelecido.

9. Substituição da Nota de Produtor Rural

• Produtores rurais deixam de usar o antigo modelo 4.
• Passam a emitir obrigatoriamente NF-e (modelo 55) ou, em casos específicos, NFC-e.

10. MEI

• O Microempreendedor Individual continua dispensado da emissão de NF-e em SP, salvo opção voluntária.

Conclusão

A Portaria SRE 80/2025 moderniza e reforça o controle sobre a emissão de NF-e em São Paulo. As empresas devem revisar processos internos, manter rigor fiscal e garantir a regularidade cadastral, sob pena de terem notas rejeitadas e operações comprometidas. A norma também traz maior flexibilidade em cancelamento e inutilização, além de consolidar regras técnicas e operacionais em linha com os ajustes nacionais.